Het bedrijf zat in een ware luxe positie: er was eerder een overvloed aan leads dan een tekort. Advertentiebudgetten werden niet ingezet omdat de backoffice de verwerking anders niet aan zou kunnen. Daarom moest er naar een manier gezocht worden om de taken van de backoffice medewerksters te minimaliseren.
We besloten om de premie berekening met het aanvraagformulier op de website te plaatsen én deze te koppelen met de assurantie software van Eerdmans. Zodra een aanvraag gedaan werd kwam deze direct in het systeem te staan. Alleen al deze aanpassing leverde enorm veel op: de backoffice medewerksters waren niet langer genoodzaakt om meer dan 60 velden over te typen, er kwam geen print meer aan te pas, er werden minder fouten gemaakt én de klant had binnen een minuut een offerte, zonder te wachten.
Om de digitalisering verder door te voeren koppelde ik Pipedrive aan de aanvragen. Dit CRM en salessysteem gaf zowel het management als de backoffice medewerkers direct inzicht in de aantallen aanvragen en welke medewerker verantwoordelijk was voor welke taak.
Als kers op de taart koppelden we ook ActiveCampaign aan Pipedrive. Met ActiveCampaign als krachtig e-mail platform konden we gerichte e-mails sturen naar aanvragers. Zo konden we automatiseren dat aanvragers die niet binnen een bepaalde periode een verzekering afgesloten hadden naar de reden vragen.
Toen ik aan het einde van het traject wederom een keer het kantoor van Eerdmans bezocht hing er een serene rust. Maar de lege en opgeruimde bureau’s gaven een ander teken dan je zou denken. Men had het advertentiebudget volledig ingezet en kon nu met de helft van het backoffice team de enorme stroom van aanvragen met gemak aan.
